A boldogság nem a vagyonban és aranyban nyugszik, hanem a lélekben.
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT TARTALOM
1. Pénzkezelési szabályok
2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok
2.1. Pénztáros és helyettese
2.2. Utalványozás
3. Házipénztár kialakítása és mûködtetése, pénzmegõrzés és tárolás
4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések
5. Pénztári nyilvántartások vezetése
5.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása
5.2. Munkabér kifizetés
5.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
5.4. Szigorú számadású nyomtatványok
5.5. Letétek nyilvántartása és kezelése
5.6. Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje
5.7. A valutakezelés és nyilvántartás rendje
Mellékletek:
- Megbízás házipénztár kezelésére,
- Felelõsségvállalási nyilatkozat,
- A házipénztár forgalommal kapcsolatos teendõk ellátására
jogosultak névsora,
- Meghatalmazás pénzösszeg átvételére,
- Kimutatás a visszavonásig érvényes meghatalmazásokról,
- Kimutatás a házipénztárban lévõ pénzszekrény kulcsának
kezelésérõl,
- Jegyzõkönyv házipénztár átadás - átvételrõl,
- Jegyzõkönyv hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme)
visszatartásáról,
- Elismervény hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme)
átvételérõl,
- Jegyzõkönyv pénztáreltérés kivizsgálásáról,
- Feljegyzés az elszámolásra kiadott összegekkel határidõre el nem
számoló dolgozókról,
- Kimutatás az Egyesület házipénztárában elhelyezett letétekrõl,
- Kimutatás az Egyesület házipénztárában elhelyezett
értékpapírokról,
- Pénztári nyilvántartások nyomtatványai.
Kelt: Budapest, 2013. március 18.
Az Egyesület házipénztárát úgy kell kialakítani és elhelyezni, hogy a pénzmegõrzés és - tárolás az elõírt biztonsági követelményeknek megfeleljen, illetve a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok ellátását úgy kell szabályoznunk, hogy a tulajdon védelme teljes körûen biztosítva legyen.
A fentiek és számvitelrõl szóló jogszabály elõírásainak betartása érdekében a házipénztár kezelését az alábbiak szerint szabályozom: A pénztáros felelõssége kiterjed a házipénztár jogszabályi elõírásoknak megfelelõ mûködésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenõrzésére. A pénzkezeléssel foglalkozó dolgozókkal ismertetni kell a szabályzatot, tudomásukra kell hozni, hogy a rendelkezések megszegéséért felelõsséggel tartoznak. A készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja.
1. Pénzkezelési szabályok
A pénztáros a házipénztárban köteles kezelni az
MBH Bank Zrt. számlavezetõ banktól ( korábban Budapest Bank Zrt.)–
készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett
összegeket. A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak a
Egyesület elnökének külön engedélyével szabad tartani. Idegen pénzt
vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.
Készpénzállomány
Az utólagos elszámolásra pénzintézettõl felvett pénzösszegeket,
amennyiben az Egyesület meghatalmazottja nem veszi át 24 órán belül,
de maximum 1 munkanapon belül vissza kell fizetni az Egyesület
bankszámlájára. A mûködéshez szükséges készpénz és egyéb értékek
forgalmának lebonyolítására, a pénzmegõrzés és tárolás elõírt
követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetõséget kell
biztosítani. A pénztáros csak valódi és forgalomban lévõ pénzeket
(bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetõtõl, és kifizetést
is csak ilyen pénzben teljesíthet.
Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyrõl nyilvánvalóan
megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás
következtében vesztett súlyából vagy sérült meg.
Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak
látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem
fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A
befizetõt jegyzõkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra
vonatkozóan, hogy hol, kitõl és mikor kapta a hamisítványt.
Az átvett pénzrõl a befizetõnek elismervényt kell adni, amelyen
– bankjegy esetén
– fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát.
A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételérõl készült
jegyzõkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a banknak. A bank a
lefolytatott vizsgálat eredményérõl a társaságot és a befizetõt
tájékoztatja.
2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok
Az Egyesület elnöke a pénztárosi munkával összefüggõ teendõk ellátására az Egyesület pénztárosát bízza meg (továbbiakban pénztáros).
2.1. Pénztáros
Nem lehet pénztáros, akinek munkaköre a
pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen.
A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelõsséggel
kezeli.
Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli
nyilatkozatban köteles tudomásul venni.
A pénztáros fõ feladata a pénztárban tartott készpénz elõírás
szerinti kezelése és megõrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos
nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még
egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok),
továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és
megõrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a pénztáros nem bízható
meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével. Két vagy
több személy egy idõben, közösen ugyanazt a pénztárt még
kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.
2.2. Utalványozás
A pénztárból kifizetéseket csak elõzetes
utalványozás után teljesíthet a megbízott.
Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a
bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik.
Az Egyesület elnöke korlátozás nélkül önállóan utalványoz.
Az utalványozó felelõs:
- az utalványozás indokoltságáért;
- az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a
forint összegének szükségességéért;
- az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért.
3. Házipénztár kialakítása és mûködtetése, pénzmegõrzés és tárolás
A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentõs
és különösen nagy értékforgalom esetében kell biztosítani.
Amennyiben a házipénztárkeret és a - forgalom nem jelentõs, úgy
helyiségrészt kell biztosítani.
A pénztárban lévõ készpénz megõrzésérõl páncélkazetta (vagy más
biztonságos módon) való tárolással kell gondoskodni.
A pénztári kulcsok másodpéldányáról az Egyesület elnöke köteles
gondoskodni, az eredeti kulcskezelõ által lepecsételt és aláírt zárt
borítékban köteles biztonságosan megõrizni.
Tilos a páncélkazetta eredeti és másolati kulcsát olyan helyen
tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen.
Ha a pénztáros munkahelyét – akár csak rövid idõre is elhagyja,
köteles a páncélkazettát bezárni, a kulcsot magánál tartani.
4. A pénzszállítás szabályai és egyéb
rendelkezések:
A pénznek a kifizetõhelyre történõ szállításánál a következõ
szabályokat kell alkalmazni:
- 500 000 Ft -ig 1 fõ,
- 500 000 – 1 000 000 Ft -ig 2 fõ,
- 1 000 000 – 5 000 000 Ft -ig 3 fõ,
- 5 000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.
Riasztó jelzést adó pénzszállító táska használatánál
- 2 000 000 Ft - ig 1 fõ,
- 2 000 000 – 5 000 000 Ft -ig 2 fõ,
- 5 000 000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani.
A készpénz felvételével és szállításával megbízottak felelõsek az
általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával
megbízottak felelõssége addig tart, amíg a készpénzt a
házipénztárban, illetve bankban vagy a jogosult címzettnek át nem
adják
5. Pénztári nyilvántartások vezetése
A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztárjelentésbe kell feljegyeznie. A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni. A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntetõ és el nem távolítható jellel meg kell jelölni. Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévõ készpénz állományt, és rögzíteni kell a záró pénzkészletet. A pénztárosnak a záró pénzkészlet helyességét aláírásával igazolnia kell a pénztárjelentésen. Az üresen maradt sorokat a pénztárjelentésen át kell húzni. Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és azon a napon rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni. Mindkét esetben jegyzõkönyvet kell felvenni. Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a pénzt, értékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat át kell adni a pénztáros helyettesnek vagy az új pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességérõl köteles meggyõzõdni. A pénztárzárlatnál, valamint a pénztár átadásnál az átadónak, átvevõnek jelen kell lenni. Az átadó akadályoztatása esetén a gazdasági igazgatónak kell jelen lenni az átadásnál. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jegyzõkönyvet kell készíteni.
5.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása
A befizetésekrõl és kifizetésekrõl szabvány
bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadású
nyomtatványok, tehát ennek megfelelõen kell nyilvántartani. A
bizonylatok felhasználásának ellenõrzése érdekében csak folyamatos
sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni.
A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében éves sorszámmal
köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell a
pénztárjelentésben szerepeltetni. A bevételi (amennyiben szükséges)
és a kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az
utalványozott alapbizonylatot. Kifizetésre utalványozás nélküli
összeg nem kerülhet. A pénztárbizonylatokat értelemszerûen,
tintával kell kitölteni (számmal és betûvel is kiírni az összeget)
az üres sorokat kihúzni. Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet,
ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre, az
alapbizonylatokat összesíteni kell. Pénztárbizonylaton a
mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni.
A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevõ
teljes nevének kiírásával igazolja. A pénztárban ideiglenes
jelleggel sem lehet elismerendõ nyugta (úgynevezett bón).
A pénztáros (az Egyesület tagságán vagy alkalmazottjain kívül) csak
személyazonossági igazolvány felmutatására fizethet, ilyen esetben a
bizonylatra fel kell tüntetni a személyi igazolvány számát.
Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg,
megbízottja részére az összeg csak szabályszerûen kiállított
meghatalmazás ellenében fizethetõ ki. A meghatalmazást a kiadási
pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történõ
rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is
adható. Ezekrõl a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és
a kiadási bizonylat szövegrovatában hivatkozni kell a nyilvántartási
számra. A bevételezési bizonylatot három példányban kell
kiállítani, az elsõ példány a könyvelésé, a második a befizetõé, a
harmadik pedig a tömbben marad. A kiadási bizonylatot két
példányban kell kiállítani, az elsõ példány a könyvelésé, a második
a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a
pénztáros õrzi.
5.2. Munkabér kifizetés
A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a dolgozó részére. A dolgozónak járó (nettó) munkabért teljes összegében a bérfizetés napján a pénztárnak kiadásba kell helyeznie. A dolgozók által fel nem vett, illetve a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napját követõ harmadik munkanapon kell a pénztárosnak a pénztárba visszavételezni.
5.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet
kiadni: - beszerzésre, - szolgáltatás igénybevételére, -
kiküldetési költségre, - kisebb kiadásokra (reprezentációs költség,
postaköltség stb.), - vám, illeték kifizetésre, - egyéb, nem
átutalással történõ kötelezettségek teljesítése.
Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez
indokoltan szükséges mértéket.
Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított
személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet
kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás vég
határideje is fel van tüntetve. Ha ugyanaz a személy elszámolásra
újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el
kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött véghatáridõ még
nem érkezett el.
A befizetendõ és felveendõ összeget nem lehet egymással szemben
beszámítani. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet,
ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy igazolja,
hogy a pénz felvevõjének elszámolatlan tétele nincs.
Az elszámolásra kiadott összegekrõl nyilvántartást kell vezetni,
melynek a következõ adatokat kell tartalmaznia:
- a pénzt felvevõ neve,
- a pénz felvételének idõpontja,
- a kiadási pénztárbizonylat száma,
- a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyagköltség stb.),
- az elszámolásra felvett összeg,
- az elszámolás határideje,
- az elszámolás tényleges idõpontja,
- a ténylegesen felhasznált összeg,
- a bevételi bizonylat sorszáma.
Ha az elszámolásra kötelezett a kitûzött véghatáridõig nem számol
el, a nyilvántartás vezetõje köteles errõl az Egyesület képviselõjét
haladék nélkül értesítenie.
5.4. Szigorú számadású nyomtatványok
Szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni: - pénztárjelentés, - kiadási pénztárbizonylat tömbök, - bevételezési pénztárbizonylat tömbök. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybe vevõ aláírását. Készpénzfelvételi utalványok füzete. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a csekk sorszámát, a pénzfelvétel jogcímét (munkabér, vegyes stb.) összegét, az utalványozók aláírását, felvétel dátumát, a banki terhelés keltét és a pénzfelvevõ aláírását. Az elrontott bizonylatokat és csekkeket minden esetben át kell húzni, és rá kell vezetni „RONTOTT” feliratot.
5.5. Letétek nyilvántartása és kezelése
A készpénz letét befizetésénél és kifizetésénél a
jelen Szabályzatban foglalt elõírásokat kell értelemszerûen
alkalmazni.
A letétek pénztári bizonylataként csak az arra a célra külön
használatba adott bevételezési és kiadási pénztárbizonylat tömb
szolgálhat. A pénztári nyilvántartást ugyancsak elkülönítetten kell
vezetni. A házipénztárban jogszabály alapján õrzendõ tárgyletétekrõl
a mellékletként csatolt nyilvántartás kell vezetni.
A nyilvántartásnak legalább a következõ adatokat kell tartalmaznia:
- a letét keletkezésének idõpontja,
- a letevõ neve és címe,
- a letét megnevezése (tartalma),
- a letét jogcíme és a rendelkezés száma,
- a kiadás idõpontja,
- a kiadást elrendelõ rendelkezés száma,
- az átvevõ neve és címe,
- az átvevõ aláírása.
A tárgyletéteket kiadásukig egyenként lepecsételt borítékban vagy
csomagban kell kezelni, amelyen a letevõ nevét és címét, valamint
aláírását, a letét tartalmát, továbbá a bevételezés adatait és a
letétekrõl vezetett nyilvántartás vonatkozó tételszámát kell
feltüntetni.
Az értékpapírokat megnevezésükkel sorozat - és sorszámukkal
névértékben kell nyilvántartani. A letétek nyilvántartásának és
kezelésének rendjére vonatkozó elõírások betartásának az
ellenõrzésére az Egyesület elnökét jelöljük ki.
5.6. Értékpapírok kezelésének és nyilvántartásának rendje
Az Egyesületnél a leggyakrabban elõforduló
értékpapírok a
- kötvények,
- kincstárjegyek (diszkontkincstárjegy),
- letéti jegyek,
- pénztárjegyek.
Az értékpapírok kezelésére, szállítására, õrzésére vonatkoznak
mindazok a követelmények, illetve elõírások, amelyeket a készpénzzel
kapcsolatban az elõzõ fejezetek tartalmaznak. A fõkönyvi számlákhoz
kapcsolódóan a házipénztárban elhelyezett értékpapírokról a
mellékletként csatolt analitikus nyilvántartást kell vezetni.
A nyilvántartásnak legalább a következõ adatokat kell tartalmaznia:
- az értékpapír szerzésének kelte, megnevezése, sorozat -és
sorszáma;
- az értékpapír névértéke, vételkori árfolyama;
- kötvénynél a törlesztõ részletek összege, valamint a kibocsátóval
szemben fennálló követelés összege;
- kötvénynél, kincstárjegynél, letéti jegynél, pénztárjegynél a
beváltás kelte.
5.7. A valutakezelés és nyilvántartás rendje
Egyesületünk valutapénztárral nem rendelkezik.
Kelt: Budapest, 2013. március 18.. Mecsnóber Attila Elnök
* * * * *